업무 가이드
중복 연락처 정리하기
같은 고객이 여러 번 등록되어 업무 이력이 흩어지는 문제를 줄이는 절차입니다.
- 대상 사용자
- 영업, 구매, 고객지원 담당자
- ERP 연결 위치
- 연락처 > 목록
기능 이해
중복 연락처가 생기는 이유
가져오기, 수동 등록, 주문 생성 과정에서 같은 회사가 이름이나 연락처 표기 차이로 여러 번 만들어질 수 있습니다. 중복이 남으면 주문, 청구, 문의 이력이 나뉘어 고객 상황을 한눈에 보기 어렵습니다.
병합 시 유지되는 정보
병합은 기준 연락처를 남기고 중복 연락처의 관련 이력을 한쪽으로 모으는 작업입니다. 병합 전에는 주소, 세금 정보, 담당자, 결제 조건 중 어떤 값을 최종값으로 둘지 확인해야 합니다.
화면 예시
시작 전 확인
- 중복으로 보이는 회사명, 이메일, 전화번호, 사업자번호를 확인합니다.
- 어느 연락처를 기준으로 남길지 정합니다.
- 병합 전 관련 주문, 청구서, 구매 문서, 담당자 정보를 확인합니다.
처리 순서
- 1
중복 후보를 목록에서 찾습니다
연락처 목록에서 회사명, 이메일, 전화번호, 사업자번호, 태그를 기준으로 검색합니다. 이름이 완전히 같지 않아도 전화번호, 도메인, 사업자번호가 같으면 같은 거래처일 수 있습니다. 필터와 그룹을 사용해 고객, 공급업체, 보관된 연락처까지 필요한 범위를 확인합니다.
- 검색 결과에 같은 회사 또는 같은 담당자로 보이는 항목이 있습니다.
- 보관된 연락처를 포함할지 결정했습니다.
- 고객/공급업체 태그나 사업자번호가 서로 충돌하지 않는지 확인했습니다.
- 2
기준 연락처를 정합니다
남길 연락처는 최신 거래 이력, 정확한 회사명, 사업자 정보, 청구지와 배송지, 담당자 연결 상태를 기준으로 고릅니다. 주문이나 청구서가 많이 연결된 연락처를 기준으로 삼으면 병합 후 이력 추적이 안정적입니다.
- 남길 회사명이 세금계산서와 거래 문서에 표시해도 되는 공식 명칭입니다.
- 대표 이메일, 전화, 주소, 사업자번호 중 최신 값을 결정했습니다.
- 영업 담당자, 결제 조건, 가격표, 태그 중 유지할 값을 정했습니다.
- 3
관련 문서와 담당자를 확인합니다
중복 연락처에 판매 주문, 구매 발주, 청구서, 결제, 프로젝트, 활동이 나뉘어 있으면 병합 또는 정리 후 어느 연락처에서 이력을 볼 수 있어야 하는지 확인합니다. 담당자 개인 연락처가 회사 아래에 제대로 연결되지 않았다면 먼저 회사와 담당자 관계를 정리합니다.
- 각 중복 연락처에 연결된 주문, 청구서, 활동을 확인했습니다.
- 개인 담당자를 삭제하지 않고 올바른 회사 아래에 연결할 기준을 정했습니다.
- 진행 중 문서가 있는 연락처는 담당자에게 정리 시점을 공유했습니다.
- 4
정리 방법을 선택합니다
실제 병합 기능을 사용할 수 있는 권한이 있으면 기준 연락처로 병합합니다. 권한이 없거나 병합 기능이 보이지 않으면 기준 연락처에 정보를 옮기고, 중복 연락처는 보관 처리하거나 이름/태그에 중복 정리 상태를 표시해 새 거래에 사용되지 않게 합니다.
- 삭제가 아니라 보관 또는 병합으로 이력을 보존하는 방향을 우선 검토했습니다.
- 진행 중 문서가 연결된 연락처를 임의로 삭제하지 않습니다.
- 정리 후 새 견적서나 청구서에서 기준 연락처만 선택되도록 검색 결과를 확인합니다.
- 5
중복 생성 원인을 막습니다
정리 후에는 가져오기 파일의 외부 ID, 직원 입력 규칙, 회사명 표기, 전화번호 형식, 사업자번호 필수 여부를 확인합니다. 같은 원인이 남아 있으면 다음 가져오기나 수동 등록 때 같은 중복이 다시 생깁니다.
- 가져오기 파일의 외부 ID 또는 중복 기준을 보강했습니다.
- 회사명 표기 규칙과 담당자 등록 규칙을 팀에 공유했습니다.
- 자주 생기는 중복 유형을 태그, 필수 필드, 입력 예시로 줄일 수 있는지 확인했습니다.
완료 후 확인
- 고객 이력이 기준 연락처로 모이거나 정리 기준이 명확합니다.
- 청구지, 배송지, 담당자, 결제 조건이 누락되지 않았습니다.
- 진행 중 주문과 청구서가 사용할 연락처가 확인되었습니다.
- 중복 생성 원인을 가져오기 또는 수동 입력 규칙에 반영했습니다.