연락처
고객, 공급업체, 담당자, 청구지와 배송지를 하나의 기준 데이터로 관리합니다.
- 대상
- 모든 사용자, 영업 담당자, 구매 담당자, 정산 담당자
- 메뉴
- 연락처 > 신규
사용 방법
연락처는 견적, 주문, 청구, 납품, 구매, 결제의 기준 데이터입니다. 회사 고객, 개인 담당자, 공급업체, 청구지, 배송지를 올바르게 나눠 등록해야 문서 발송과 보고가 안정적으로 이어집니다.
메뉴 경로
연락처 > 신규
화면 예시
시작 전 확인
- 등록하려는 대상이 회사인지 개인인지 구분합니다.
- 기존 중복 연락처가 있는지 먼저 검색합니다.
- 사업자 정보, 주소, 이메일, 전화번호를 확인합니다.
- 청구지와 배송지가 다르면 별도 주소로 관리할 기준을 정합니다.
입력 항목
| 항목 | 의미 | 비고 |
|---|---|---|
| 연락처 유형* | 회사 또는 개인 구분입니다. | 거래 주체는 보통 회사로 등록합니다. |
| 이름* | 회사명 또는 개인 이름입니다. | 문서에 표시되는 공식 명칭을 사용합니다. |
| 이메일과 전화 | 문서 발송과 연락에 사용하는 정보입니다. | 공용 메일과 담당자 메일을 구분합니다. |
| 주소 | 청구서, 납품서, 세금 문서에 쓰이는 주소입니다. | 청구지와 배송지가 다르면 하위 주소로 분리합니다. |
| 세금/사업자 정보 | 세금계산서와 회계 처리에 필요한 정보입니다. | 국내 거래처는 사업자번호 기준을 확인합니다. |
처리 순서
- 1
중복 검색
회사명, 전화번호, 이메일 도메인, 사업자번호로 기존 연락처를 먼저 검색합니다.
- 이미 등록된 회사나 담당자를 중복 생성하지 않습니다.
- 비슷한 이름의 다른 회사를 구분했습니다.
- 2
회사와 담당자 등록
거래 주체는 회사로 만들고, 개인 담당자는 회사의 하위 연락처로 연결합니다.
- 견적과 청구 대상은 회사 고객입니다.
- 담당자 이메일은 개인 연락 용도로 연결되어 있습니다.
- 3
주소와 거래 기준 정리
청구지, 배송지, 사업자 정보, 결제 조건, 세금 기준을 입력합니다.
- 청구지와 배송지가 실제 거래 조건과 맞습니다.
- 세금 문서에 필요한 정보가 비어 있지 않습니다.
필요한 권한
- 일반 사용자는 접근 가능한 연락처를 조회하고 업무에 필요한 정보를 갱신합니다.
- 중복 병합, 사업자 정보 수정, 대량 가져오기는 관리자 검토 후 진행합니다.
- 고객 개인정보는 업무 목적에 맞게 최소한으로 관리합니다.
문제가 생기면
동일 고객이 여러 개로 나뉨
문서 연결 상태를 확인한 뒤 병합 또는 대표 연락처 기준을 정합니다.
청구서 주소가 틀림
연락처의 청구지 하위 주소와 문서의 청구 대상 주소를 확인합니다.
담당자에게 문서가 발송되지 않음
담당자 이메일, 회사 연결, 문서 수신자 설정을 확인합니다.